24960204_sС преимуществами автоматизации бизнеса мы разобрались в прошлой статье. В этой статье мы расскажем, о чем часто умалчивают компании, продающие и внедряющие системы автоматизации, — о полной стоимости внедрения информационной системы. Очень часто наблюдается картина, когда смотрят на цену лицензий и, в лучшем случае, посчитают, сколько будут стоить доработки. На самом деле это только часть айсберга.

Как вычислить примерную стоимость внедрения информационной системы

Над этим вопросом стоит задуматься перед покупкойдля непрофессионала в этом вопросе может скрываться множество подводных камней.

При определении стоимости системы не стоит забывать, что зачастую стоимость лицензий — это лишь часть цены и не самая большая, большую часть составляют доработки под бизнес, обучение персонала и поддержка. Уже вошло в правило: чем известней бренд системы, тем дороже будет стоить доработка и поддержка. Кстати, высокая цена решения далеко не всегда означает высокое качество и удобство.

Итак, давайте посмотрим, из чего может складываться полная стоимость системы управления:

  1. Цена лицензий

    Постоянная с единоразовой оплатой (в случае классического приложения, которое устанавливается на компьютер), либо помесячная оплата аренды (для SaaS-решения). Распространенная ошибка состоит в том, что многие очень часто принимают эту цену за полную стоимость пользования системой. (Про различия между двумя видами программ вы можете узнать тут.)

  2. Доработка и настройка

    В чем различия между доработкой и настройкой? Доработка — это когда требуется специалист с глубокими знаниями, который будет заниматься изменениями. Для произведения настроек же достаточно быть «продвинутым пользователем» компьютера и никаких глубоких знаний не требуется.

    Для классических программ. При покупке универсального решения, подходящего для всех, зачастую требуются существенные доработки под нужды организации. При больших объемах изменений стоимость таких доработок может превышать в несколько раз стоимость самих лицензий. Также стоит отметить, что очень редко бывает возможно с первого раза сделать все правильно и без ошибок. Такие внедрения даже в больших организациях достигаются с помощью постоянных доработок. И за все это нужно платить и платить.

    Доработка и настройка системы автоматизации основанной на SaaS. В этом случае нет возможностей доработки, есть только настройки. Но такие приложения очень часто бывают изначально направлены на определенную нишу и подходят для работы с минимальной настройкой.

  1. Перенос данных с существующей системы (если внедрение происходит не с чистого листа)

    Речь идет о случае, если в организации уже была внедрена какая-то система автоматизации, но по какой-то причине с ней нельзя было продолжать работать. Первой проблемой может стать экспорт данных из старой системы. Может оказаться, что далеко не все данные можно легко экспортировать из старой системы, зачастую за это берут отдельную плату. Вот пример из жизни:

Однажды наблюдали ситуацию, когда организация переходила с одной системы управления заказами на более совершенную, но оказалось, что из старой нельзя экспортировать выставленные и оплаченные счета. Поэтому их предложили распечатать и хранить в бумажном виде. За несколько лет работы с программой набралось около 20 000 таких документов. В итоге организации было выгоднее платить за доступ к старой системе, чтобы иметь возможность обращаться к нужным документам.

Не забудьте поинтересоваться у продавца, можно ли будет экспортировать все, что вам нужно, в случае если вы захотите отказаться от использования этой системы в какой-либо момент.
  1. Обучение пользователей

    Тут очень важной составляющей является простота программы — чем проще и понятней интерфейс программы, тем легче проходит обучение пользователей. Также стоит обратить внимание на наличие обновляемой документации (инструкции для пользования): если таковой нет и не предвидится, то за каждым вопросом придется обращаться к поставщику и платить за это подчас немалые деньги. Еще один случай из жизни:

    Наблюдали как-то процесс выбора программы для автоматизации учета в розничном магазине. Выбор пал на определенную программу, но была одна незадача: документация устарела две версии назад, но по заявлению поставщика, «Над этим уже работали и вот-вот все будет». Программу внедрили, но дошло до того, что пришлось самим писать инструкции для работников. Прошло уже несколько лет после внедрения, а «воз и ныне там» — документации как не было, так и нет. Отсюда вывод: если для программы не существует нормальной документации в данный момент, будьте готовы к тому, что ее не будет никогда.

  2. Техническая поддержка

    В SaaS-версии программ обычно все расходы на техническую поддержку уже входят в сумму месячной оплаты.

    Если же выбрана классическая версия программы, устанавливающаяся на компьютер, то кто-то должен будет заниматься поддержкой. Поддержка потребуется для инфраструктуры: компьютерной сети, сервера и рабочих станций пользователей, также потребуется поддержка самой системы автоматизации, которая, как любая другая программа, содержит ошибки и требует обновлений и изменений.

Главный совет: всегда внимательно изучайте то, что вы хотите внедрить в свою компанию, старайтесь просмотреть наперед все возможные сценарии событий.

Мы желаем вам успеха и процветания!

Также стоит прочитать по этому тегу

Проактивность в бизнесе — экономия времени и денег!
Просмотров 601
Сначала — эпизод, свидетелем которого я однажды стал у стойки администратора отеля в Гданьске, в Польше. Мужчина, русски...
4 важных правила для работы с критикой
Просмотров 616
Критика — это не всегда плохо, так как она запросто может подтолкнуть к успеху. Это происходит у людей, умеющих правильн...