Пока писала статью про обязательное ведение плана задач на каждый день, вспомнила и про отчеты, которые составляла каждый день для руководителя.

Было это несколько лет назад, но за все прошедшее время показалось, что этот способ контроля работы сотрудников очень действенный.

Как я работала без плана

Такой опыт у меня был в большинстве мест. Работала в типографии – там от меня не требовали никаких планов, никаких отчетов, да ничего вообще не требовали и не спрашивали. Честно говоря, не понимаю таких руководителей – нанимают работника и совсем не контролируют его, не понимают кто чем занимается. Помню, была у нас пара работников, которые приходили типа на работу, а сами занимались своими делами: кто-то раскручивал свой бизнес, кто-то сидел в соцсетях. А тем временем неопытный руководитель думал: «Что ж клиентов так мало приходит?».

Что изменилось при работе по плану

Когда я пришла работать в другую компанию, то меня обязали вести план на день, неделю и месяц. И отправлять отчеты о проделанной работе ежедневно. Сначала мне не нравилось составлять эти планы, и даже раздражало, ведь задачи были у меня в голове и этого мне было достаточно (как мне казалось). А больше всего я не любила отправлять эти дурацкие отчеты каждый день своему руководителю: «Ну, у тебя же есть список моих задач, зачем еще дублировать это каждый день?» – думала я. Но прошла неделя, месяц, и я начала понимать смысл этого именно со стороны руководителя.

Отчеты я писала короткие, выглядело это практически как список моих задач на день, иногда только писала пояснения, если недостаточно было описать в двух словах (более сложные задания/проекты). Поэтому написание мини-отчета в конце дня занимало у меня, как правило, минут 5-10. Отправляла я их по имейлу.

А с того момента, как началась наша работа над программой ServiceSpeedUP, мы выбрали себе такую форму отчетности: составили себе в гугл-доксе документ — планы на определенный период для каждого сотрудника. Там мы можем посмотреть наши общие планы и каждого в отдельности.  И дополнительно контролируем друг друга по конференц-связи в скайпе. Благодаря современным технологиям наш маленький коллектив общается каждый день по несколько минут (кроме выходных).  Мы рассказываем друг другу о планах на сегодняшний день, о том, что было вчера, хвастаемся друг другу большими и маленькими достижениями. Поэтому каждый из нас знает, что делает другой, и понимает ценность друг друга.

А вот сами плюсы от отчетов:

  • Нет возможности филонить. Всегда знаешь, что каждый день должен отправить отчет о проделанной работе и все написанное могут легко проверить в любой момент (для сотрудников-лентяев и тех, кто не может работать без контроля, идеальный вариант).
  • Кроме того, всегда понятна загрузка сотрудников, видно, на каком этапе находится работа — все максимально прозрачно.
  • Это помогает поддерживать связь в команде. Ежедневное общение оказывает положительное влияние на взаимоотношения – становится легче обращаться друг к другу, вести переговоры и решать какие-то попутные вопросы.

Как составить план

Придумать план своим сотрудникам не сложно, когда вы знаете их задачи и специфику работы.

Если план касается отдел продаж, то начинать стоит с руководителя отдела продаж,  он определит сумму, которую должны принести специалисты по продажам в месяц. Дальше мы делим полученную сумму на количество сотрудников в отделе. И в соответствии с этим определяем: количество совершенных сделок на день, неделю и месяц (минимальное и максимальное количество); сколько нужно обзвонить потенциальных клиентов, если речь идет о “холодных” звонках; сколько из потенциальных клиентов должно превратиться в покупателей и т.д.

Разберем по этапам.

1. Определить конечный результат работы

На этом этапе вам стоит определить какой продукт получится в конце проделанной работы и сроки исполнения этой задачи.

Пример. Наняли специалиста по рекламе, чтобы провести крупную рекламную кампанию. Вы должны определить для него следующее: какие цели преследует рекламная кампания (рассказать о себе миру, привлечь 10000 клиентов, распродать залежавшийся товар и др.), а также определить крайние сроки, в которые  должно быть подготовлено все необходимое к началу кампании.

2. Разбить всю работу на этапы и определить сроки их выполнения.

Если вы разобьете каждую задачу на подзадачи и каждую подзадачу еще на несколько этапов, то вам будет проще проконтролировать выполнение — все ли идет по срокам.

Например. Продолжая тему рекламной кампании. Определить какие рекламные материалы подготовить, как будет организован весь процесс. Разбиваем работу на детали и расписываем выполнение по дням, неделям и может быть месяцам ( Разработка рекламных брошюр — 2 дня, нанять специалистов для раздачи рекламного материала -1 день, оповещение клиентов и потенциальных клиентов 4 дня, написать 6 рекламных текстов — 5 дней).

Все, работа сотрудника, расписана по дням. Теперь остается ждать и получать отчеты по тому, что уже готово, а тем временем сверять с планом, который вы уже составили.

А что делать, если  вы не компетентны в работе вашего сотрудника?

Когда вы не разбираетесь в специфике работы, то вам стоит оценить вашего работника с помощью компетентных в этой области людей (знакомые специалисты, наемный специалист на час и другие варианты). Это очень поможет понять и оценить работника на начальном этапе.

Еще один вариант — оценить самостоятельно по результату выполненной работы, но это удастся только спустя неделю -месяц.

Но в любой работе могут быть непредвиденные обстоятельства, возникающие в процессе – это тоже стоит обсудить в самом начале: знающий специалист заранее может указать на  возможные затруднения в процессе работы.

P.S. Скорее всего ваш коллектив сначала будет сопротивляться введенным новшествам, но главное быть настойчивым и четко следить за выполнением ваших требований. А также важно заниматься обучением персонала и объяснять им пользу всего этого процесса! Со временем все привыкнут, так как поймут, что им некуда деваться. Это я знаю по своему опыту ;)

Если вы до сих пор не до конца знаете чем занимаются ваши работники,

если у вас постоянная неразбериха с выполнением задач, и если вам сложно оценить сотрудника по достоинству,

то рекомендуем внедрить эту систему отчетности.

Вы увидите как эффективность каждого работника увеличится в разы!

 

Также стоит прочитать по этому тегу

История про злобного сантехника-воришку. 1 урок и 3 важных вывода для жизни и бизнеса!...
Просмотров 489
Эта история не нова, но еще раз направит на мысли о подборе персонала честного и добросовестного в свою компанию. А кром...
Как получить нужную информацию: игра секретарь и директор.
Просмотров 526
Несколько раз сталкивалась с секретарями или другими рядовыми сотрудниками, которые не воспринимали мои вопросы серьезно...